Der Artikel “Multitasking Is Bad, Multiprojecting Is Good” von Jurgen Appello brachte mich zum Nachdenken über meine eigene Arbeitsweise.
In meiner Rollen als Brücke zum Kunden in einem agilen Team, haben ich viele unterschiedliche Aufgaben und soll ständig als Ansprechpartner für mein Team und den Kunden dienen.
Ich versuche diese Aufgaben ebenfalls als Mulitprojecting zu bearbeiten – warum dies besser ist als das Multitasking, sollte man bei Appello nachlesen. Der Ansatz unterscheidet sich jedoch in einigen Punkten von den meinen und daher möchte ich kurz vorstellen, wie ich die 10+2 Regel in meinen Arbeitsalltag eingefließen lies.
Ich bin vor einigen Jahren auf der Suche nach Optimierung meiner Arbeitsweise über diese Regel gefallen. Leider finde ich die entsprechende Quelle heute nicht mehr, aber eigentlich spielt es keine Rolle – vielleicht gibt es sie auch gar nicht. Denn jeder muss selbst einen Weg entwicklen, all diese Regel können nur Denkanstöße geben. Die 10 + 2 Regel, wie sie in meinem Kopf auslege, setzt sich wie folgt zusammen. ca. 10 Minuten konzentriert ohne Ablenkung an einem Thema arbeiten und dann 2 Minuten etwas anderes tun.
Dass es nicht immer 10 + 2 Minuten sein können sollte klar sein. Als Richtwert jedoch kann diese Formel auf jeden Fall gesehen werden.
Auf den ersten Blick wirkt dies vielleicht als sei es eine nicht sehr effizente Variante. Wenn man es jedoch konsequent so lebt, dann stellt man fest, dass man von einer Stunde ca. 50 Minuten konzentriert arbeiten kann.
Durch die ständigen Wechsel der Aufgaben und den vielen unterschiedlichen Projekten fällt es mir so leichter mich wenigstens für diese 10 Minuten in einen kleinen Teil der Aufgabe eindenken zu können.
Durch diese ständigen Wechsel gelingt es mir mich gut auf die Themen zu konzentrieren und finde auch Zeit um z.B. schnell auf Emails antworten zu können (dafür nutze ich z.B. die 2 Minuten) oder eine Frage telefonisch zu beantworten.
Ein weiterer sehr positiver Effekt ist das Schneiden von Aufgaben auf eine sehr kleine Größe. Man darf sich hier keine UserStories oder Taks vorstellen, es geht dabei um einen Teil eben dieser. Das kann eine Methode mit wenigen Zeilen Code sein, das Erstellen von zwei Folien einer Präsetnation oder das Lesen eines Kapitels während eines Reviews.
Sich hier kurz zu überlegen was der nächste sinnvolle Schritt ist und wie ich zu diesem Ergebnis komme, hilft mir beim ständigen Wechsel zwischen Aufgaben erheblich.
Ich habe diesen Ansatz und auch die Idee von Appello mit einigen aus meinem Team diskutiert. Die Diskussion bezog sich hauptsächlich auf die länge der Arbeitsphasen und daher würde ich diese als flexible und von jedem selbst bestimmbar ansehen. Mit meiner Variante könnte ich meine Produktivität deutlich steigern. Dabei spielt einerseits der Wechsel der Aufgaben (10 Minuten-Takt) und auf der anderen Seite die Zeit für anderes eine wichtige Rolle. Dabei muss man aber auch sagen, dass diese zwei Minuten auch mehrmals täglich für kurze Erholungspausen genutzt werden müssen. Dann findet sich auch mal Zeit Twitter oder ein Newsportal zu öffnen – auch der kurze Plausch mit dem Kollegen kommt so nicht zu kurz.
Mit dieser doch sehr einfachen Aufteilung der Arbeitszeit bin ich in meinem Berufsleben bisher sehr gut gefahren und sitze nicht mehr frustriert zwei Stunden an einem Problem und verliere die Lust an der Aufgabe. In Daily-Meetings höre ich immer wieder, dass der Aufgabenwechsel einen der Mitarbeiter in meinem Team aufgehalten hat.
Ich bin der Ansicht, dass dies sicher so ist. Die Anzahl der Projekte und Aufgaben sollten so klein wie möglich gehalten werden. Ist dies jedoch nicht möglich hilft es zumindest mir bei den vielen Wechseln gut durch den Tag zu kommen.
Als eines der nächste Ziele möchte ich gerne die Anzahl der Aufgaben weiter reduzieren und wenn möglich nur ein Projekte an einem längeren Stück bearbeiten zu können. An einigen Tagen der Woche klappt dies bereits – auch wenn ich weiterhin bei den kleinen Blöcken bleibe und so einen leichteren Übergang zu einem anderen Thema habe.
Feedback, Ansätze, Links usw. immer gern.
Nachdem der Punkrock in der letzten Zeit etwas zu kurz gekommen ist, wird es nun zu jedem Eintrag eine Musikempfehlung geben. Hier die Empfehlung nach dem Lesen diesen Beitrags:
Antiflag – Got the numbers
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